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REUNIÓN DE COORDINACIÓN

ASUNTO

5ª Reunión de coordinación -  consorcio proyecto SUD’EAU

FECHA

LUGAR

Miércoles 17 de Noviembre 2010

Museu Municipal de Penafiel

Rua do Paço, s/n

Tél CMP : +351 255710700

Móvil Adriana Pais: +351 961957302

HORA DE INICIO

HORA DE FINALIZACIÓN

Miercoles 17/11/2010 - 15:30 h.

Jueves 18/11/2010 - 12:30 h.

QUIÉN CONVOCA

CONVOCADOS:  Técnicos responsables de proyecto de las entidades socias:

CMP / CRANA

CRANA

CIMA

ACA

SMEAG

AIMRD

Câmara Municipal Penafiel

Iniciativas Innovadoras

ORDEN DEL DÍA – Miércoles 17/11/2010

TEMAS

HORA INICIO

HORA FIN

Bienvenida y Presentación

15.30

16:00

1. Bienvenida y saludo institucional – Representantes Penafiel/CMP (20 minutos)
2. Presentación de la Agenda – INICIATIVAS INNOVADORAS (10 minutos)

Poyecto SUD’EAU: Presentación del cronograma, acciones y reparto de responsabilidades (presentado por CRANA/Iniciativas Innovadoras)

16.00

16.30

1. Plan de trabajo del proyecto: cronograma e hitos/entregables importantes - INICIATIVAS
2. Grupos de Tareas, Acciones y Socios involucrados (responsables) – INICIATIVAS
3. Revisión acuerdos reunión anterior. Se realizará dentro de cada GT – INICIATIVAS

GT 6 – Publicidad, Infomación y Capitalización (Presentado por AIMRD)

16.30

18.00

1. Revisión Acuerdos reunión anterior (Presentado por Iniciativas Innovadoras)
2. Presupuesto y Cronograma (Presentado por Iniciativas Innovadoras)
3. Situación y revisión tareas/acciones/entregables hasta la fecha:

v  Desarrollo de Herramientas de Comunicación:

-      Plan de Comunicación – Explicación de tareas previstas de cada socio hasta final de proyecto (AIMRD)

-      Web (traducción, contenidos…)

-      Folleto (estado de situación/impresión – ronda de todos los socios)

-      Exposiciones Itinerantes:

• Exposición 1 (CRANA/CIMA/ACA/SMEAG):

-    Estado de situación: contenidos y presupuesto gastado/comprometido. Presentado por CRANA

-    Itinerancia – fechas y lugares

-    Fichas evaluación-indicadores, charlas, etc…

-    Informe - entregable

• Exposición 2 (AIMRD/CMP):

-    Estado de situación: contenidos y presupuesto gastado/comprometido. Presentado por AIMRD

-    Itinerancia – fechas y lugares

-    Fichas evaluación-indicadores, charlas, etc…

-    Informe - entregable

v  Implementación de las Campañas de Comunicación / Difusión (AIMRD):

–       Campañas mediáticas / Difusión: Notas de Prensa, Artículos, apariciones en radio/TV, presentaciones…

–       Análisis de las noticias que están apareciendo, recopilación, envío al STC y publicación en la web.

–       Dossier de Publicaciones y Seminario Final

4. Responsabilidades, socios involucrados, calendario de próximas tareas y acuerdos

PAUSA CAFÉ

18.00

18.30

GT 1 – Gestión y Coordinación del Proyecto (Presentado por Iniciativas Innovadoras)

18.30

19.30

1.  Revisión Acuerdos reunión anterior

2.  Sistemas de Gestión:

v  Gestión y Coordinación Externa del Proyecto a través del programa SUDOE:

-      Extranet del Programa

-      Guía de Gestión

-      Actores implicados: Beneficiarios, Controladores de 1er Nivel, STC (AUG), Corresponsales Nacionales

v  Gestión y Coordinación Interna del Proyecto:

–       Intranet del Proyecto (Presentación y unificación criterios utilización)

–       Reuniones de Consorcio

–       Documentos, plantillas y Logos

–       Actores Implicados: Comité de Dirección, Comité Técnico y Coordinador Externo,

3.  Coordinación administrativa y financiera: Informes técnicos y financieros de progreso y final a presentar a la Autoridad de Gestión

3. 1. Asuntos financieros: periodos de certificación, presupuesto, elegibilidad de gastos, financiación FEDER, control financiero, circuito de pago... etc.
   2. Informes de Ejecución y proceso de Certificación de Gastos (Declaración, Verificación, y Validación):

-    Situación de la primera Certificación de Gastos

-    Situación de la segunda Certificación de Gastos

-    Informes Técnicos de actividades realizadas en ambos periodos (INFORME A e INFORME B)

-    Informe Financiero: Declaración, Verificación y Validación de gastos pagados, utilizando la extranet del programa (Modelos A1, A2 y A3)

-    Guías específicas de Certificación (Declaración, Verificación y Validación)

-    Técnicos responsables

4. Estado de Situación de los gastos: Necesidad de modificación presupuestaria???

-    Posibilidad de traspaso de presupuesto de unos socios a otros???

5. Responsabilidades, socios involucrados, calendario de próximas tareas y acuerdos

ORDEN DEL DÍA – Jueves 18/11/2010

TEMAS

HORA INICIO

HORA FIN

GT 2 – Identificación de Buenas Prácticas (Presentado por SMEAG)

09.30

10.15

1. Revisión Acuerdos reunión anterior (Presentado por Iniciativas Innovadoras)
2. Explicación GT y tareas realizadas

-          Resumen GT2: objetivos, tareas, cronograma, presupuesto y entregables

-          Presentación de los entregables ya finalizados:

• Base de datos de BBPP (“archivo Access” y “aplicación web”)
• Guía imprimible

3. Acuerdos y Conclusiones

GT 4 – Experiencias – Procesos de participación activa (Presentado por ACA)

10.15

11.00

1. Revisión Acuerdos reunión anterior (Presentado por Iniciativas Innovadoras)
2. Presupuesto y Cronograma (Presentado por Iniciativas Innovadoras)
3. Presentación Informe de evaluación de las experiencias anteriores (etapa de planificación)
4. Presentación Resumen/Síntesis de las 22 experiencias participativas desarrolladas o en desarrollo por los socios.

-      Productos / entregables: 22 Informes

5. Presentación del Mapa de Entidades/Actores
6. Presentación estructura Guía de Participación
7. Fiesta del Agua
8. Responsabilidades, socios involucrados, calendario de próximas tareas y acuerdos

GT 5 – Seguimiento y Evaluación del Proyecto (Presentado por CRANA)

11.00

11.15

1. Revisión Acuerdos reunión anterior (Presentado por Iniciativas Innovadoras)
2. Introducción breve (Presupuesto, Cronograma e Hitos)
3. Recordatorio instrumentos de evaluación utilizados y rueda de grado de cumplimentación por los socios. Próximo entregable, Informe Final
4. Dudas y aclaraciones
5. Responsabilidades, socios involucrados, calendario de próximas tareas y acuerdos

PAUSA CAFÉ

11.15

11.45

Ø  SÍNTESIS REUNIÓN DE COORDINACIÓN

11.45

12.30

1. Conclusiones, Acuerdos y responsabilidades para los próximos y últimos 6 meses (INICIATIVAS / TODOS)